駐車場・駐輪場の区画管理
「運営 > 居室管理 > 区画設定」から、駐車場やオートバイ置場を区画（No.）単位で管理します。
区画ごとに管理すると、次のことが分かるようになります。
- いま何番が空いているか
- 特定の区画を誰がいつからいつまで使っていたか
- 解約と次の契約の間に空白期間ができていないか
区画管理を使わない場合は、従来どおり「居室・契約設定」の契約数量設定で台数だけを管理できます。両方を並行して使うことはできません（下記「契約数量設定との関係」を参照）。
区画一覧
対象月を切り替えると、その月時点の契約状況が表示されます。過去の月を選べば、当時の契約者と当時の使用料が出ます。
画面右上に「使用中 21 / 21」「空き 0」「月額計 296,400 円」のようにまとめが出ます。空き区画の問い合わせを受けたとき、この画面だけで即答できます。
なお、空き数は住民のダッシュボードにも表示されます（グループ・料金タイプごとの件数のみ。契約者名・号室・車両情報は住民には表示しません）。契約や解約を登録すると住民の画面にもそのまま反映されるため、この画面を実態と合わせておくことが、そのまま住民への案内になります。
| 列 | 説明 |
|---|---|
| 区画 | 管理番号。クリックすると契約履歴が開きます |
| 料金タイプ | 上段・中段・下段・平置きなど。ここで月額が決まります |
| 月額 | 使用料単価から自動表示（区画ごとに金額を持っているわけではありません） |
| 付加料金 | 充電設備などの有無と、課金しているかどうか |
| 契約者 | 号室と契約者名。外部貸しの場合は「（外部貸し）」 |
| 状態 | 使用中 / 空き / 使用不可 |
契約を登録する
空き区画の行で「契約を登録」を押すと、入力欄が開きます。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 号室 | 空欄にすると外部貸し（居室に紐づかない契約）になります |
| 契約者名 | 空欄なら、その居室の区分所有者名が表示されます |
| 車両 | 車種・ナンバー。任意 |
| 使用開始日 | この日を含む月から使用料が計上されます |
同じ区画で期間が重なる契約は登録できません。 前の契約を解約してから登録してください。重なったまま登録できてしまうと、使用料が二重に計上されてしまうためです。
解約する
契約中の区画で「契約を編集」→「解約」に解約日を入れます。
解約しても契約の記録は残ります。 行を消さずに解約日を入れる方式なので、あとから「この区画は誰が使っていたか」を追えます。解約日の翌月から空き区画として扱われ、使用料も計上されなくなります。
誤って登録した契約を消したい場合は「誤登録を取り消す」を使います。こちらは履歴ごと消えるため、実際に使用していた期間がある場合は必ず解約日を入れてください。
付加料金（充電設備など）
電気自動車の充電コンセントのように、特定の区画にだけ付いている設備の使用料を扱えます。
設備の有無と、実際に課金するかは別々に管理します。
- 区画マスタで「充電設備あり」と登録 … その区画に設備が付いている
- 契約側で課金対象に指定 … その契約者に使用料を請求する
設備がある区画を契約しても、その方が充電を使わないのであれば課金しません。一覧では「充電設備あり（未課金）」と表示されます。
契約途中から使い始めることもできます。解約すると、課金も同じ日で自動的に終了します。
契約履歴を見る
区画番号をクリックすると、その区画の契約履歴が新しい順に並びます。
「405号室が 4 月末で解約し、5 月から 302号室が使っている」といった引き継ぎの経緯が、この画面だけで確認できます。総会や理事会で経緯を聞かれたときに使ってください。
区画マスタ
「区画マスタ」タブで、区画そのものを登録します。日常的に触る画面ではありません。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| グループ | 駐車場 / オートバイ置場 など |
| 料金タイプ | 上段・中段・下段・平置きなど。使用料単価はこの単位で設定します |
| 区画番号 | 管理番号。管理会社の台帳と同じ表記にしてください |
| 状態 | 故障・工事で貸せない区画は「使用不可」にします |
| 付加設備 | 充電設備など |
区画の造りが変わったとき
改修で段が変わった（上段 → 中段）、あとから充電設備を付けた、といった場合は、元の区画を「使用不可」にして、新しい区画として登録し直してください。
区画マスタは現在の状態だけを持っており、過去にさかのぼった記録を残しません。既存の区画を書き換えると、過去の月を表示したときにも新しい種別・新しい設備で表示されてしまいます。新しい区画として登録すれば、古い区画に紐づいた過去の契約はそのまま残ります。
使用料を変えたいとき
区画設定ではなく「費用・施設設定」の使用料単価で改定します。 料金タイプ単位で 1 か所直せば、その種別の全区画に反映されます。
改定は「適用開始月」を選んで登録します。過去の月を選んで保存するとその月の使用料が書き換わり、確定済みの会計にも影響します。必ず適用開始月を選んでください。
同じ時点で区画により金額が違う場合は、料金タイプを分けて登録します（例: 「平置き（大型）」「平置き（軽）」）。
契約数量設定との関係
区画管理を有効にすると、「居室・契約設定」の契約数量設定は、その項目については変更できなくなります。
区画の契約を登録・解約すると、契約数量が自動的に作られるためです。二重に入力する場所があると、どちらが正しいのか分からなくなり、使用料の計上ズレにつながります。契約数量設定の画面では対象の列が網掛けになり、区画設定への案内が出ます。
CSV で契約数量を一括更新する場合も、対象の列に変更が含まれているとエラーになります。
一括で登録する
導入時は「区画マスタ」と「契約の一括取込」の CSV を使うと早く済みます。
必ず区画マスタを先に登録してください。 契約の CSV に登録されていない区画番号があるとエラーになります。区画を先に確定させることで、同じ区画を二重に登録してしまう事故を防いでいます。