操作マニュアル ／ 役員向け

資料の登録とカテゴリ管理

資料をアップロードする

「運営 > 資料アップロード」から登録します。

対応形式は JPG, PNG, GIF, PDF, MP4, MOV, AVI, Word, Excel, PowerPoint, ZIP（各 5GB まで）です。

開催回の指定（カテゴリで変わります）

理事会事前資料・理事会議事録 を選んだとき

「資料日付」と「開催月」は別のものです。 資料日付は資料に記載された日付なので、たとえば 5 月の理事会に 2 月分の月次報告書を出すなら、開催月は 5 月、資料日付は 2 月の日付になります。どちらも理事会の開催回とは自動では連動しません。

総会議案資料・総会議事録 を選んだとき

管理規約・細則、任意のカテゴリ を選んだとき

• 従来どおり「回次・年度」を自由に入力できます（任意）。「2026年度」のような、期や回で表せない区分に使ってください

なぜ選択式にしているか

以前は「回次・年度」の自由入力ひとつで済ませていたため、同じ 2026年2月の理事会でも、資料が「2026年2月理事会」、議事録が「2月」と登録され、別々の回として並んでしまうことがありました。担当者が入れ替わっても表記が揃うよう、期と月を選ぶ形にしています。

登録済みの資料は「第15期 2月」のような表示に自動で揃えられます。

透かし印刷

PDF をダウンロードすると、閲覧したユーザーのメールアドレスと日時が透かしとして印刷されます。

総会資料や議事録が外部に流出したとき、どの経路から出たかを追えるようにするためです。外部に配ることを前提とした資料（掲示物の原稿など）では、チェックを外してください。

動画についても、再生ボタンを押した時刻と再生時間が記録されます。

登録済み資料の編集

画面下部の「登録済み資料一覧」から、タイトル・カテゴリ・公開状態の変更と削除ができます。

管理会社に見せたくない資料

「管理会社に公開しない」にチェックが入っていると、管理会社の画面にはその資料が一切表示されなくなります（一覧にも検索結果にも出ません）。見積の比較検討メモなど、管理会社に渡すべきでない内部資料のための設定です。

役員がアップロードするときは、既定でチェックが入っています。 管理会社にも見せてよい資料は、チェックを外してからアップロードしてください。後から編集画面で外すこともできます。

既定をオンにしているのは、うっかり公開してしまう事故は取り返しがつかないためです。「見せるつもりがなかった資料が渡っていた」より、「見せるつもりの資料がまだ渡っていない」方が復旧できます。

どの資料が管理会社に非公開かは、画面下部の「登録済み資料一覧」の公開欄で確認できます。非公開のものには「管理会社は不可」と表示されます。

管理会社の担当者がアップロードした資料には、この設定はありません（チェックボックス自体が表示されません）。管理会社が自分で登録した資料を自分から見えなくしてしまうと、業務が成り立たなくなるためです。管理会社が上げた資料を後から非公開にしたい場合は、役員が編集画面で設定してください。

カテゴリ管理

「運営 > カテゴリ管理」で、資料の置き場所を整理します。

• カテゴリは 親 / 子の 2 階層です
• 親カテゴリは入れ物で、資料は子カテゴリに紐づきます
• 親は子がなくなってからでないと削除できません。子は資料が紐づいていると削除できません

サイドメニューの「資料閲覧」の下に、ここで作った階層がそのまま表示されます。住民が探しやすい名前を付けてください。

動画の管理

「運営」にはありませんが、/admin/videos で動画の登録・編集ができます。

総会の録画、設備の使い方の説明などを登録できます。資料と同じく、管理会社への公開/非公開を設定できます。