機能紹介

理事会の議論を記録として残す

マンションの運営では「駐輪場のルールを見直したい」「ゴミ出しの方法を統一したい」「共用部の照明をLED化したい」といったテーマが日常的に持ち上がります。対面の理事会だけで議論を進めると、参加できなかった役員や居住者が経緯を追えず、次の任期に引き継ぐ際にも記憶頼みになりがちです。意見交換では、テーマごとにひとつのスレッド（トピック）を立てて、時間をかけて議論を積み上げていける場を提供します。

トピック一覧画面では、現在動いている議論がカード形式で並びます。各カードにはタイトル、起案者、作成日、コメント数、そして「未検討」「検討中」「検討終了」などの進行状況を示すステータスタグが付与されます。画面上部の検索バーとステータスフィルタを使えば、過去に検討された議題を探すのも簡単です。

トピックの作成とディスカッション

役員は右上の「新規トピック」ボタンから議題を起こせます。タイトル・本文に加え、参考資料となるPDFや画像の添付もでき、議論の前提を全員で共有したうえでスタートできます。トピックを開くと、投稿順にコメントがスレッド状に表示され、ファイル添付や過去コメントへの返信も可能です。

議論が成熟してきたら、ステータスを「検討中」から「検討終了」へ進めて議題を締めくくります。終了したトピックもそのまま保存されるため、後日別のテーマで話題が蘇っても当時の経緯をすぐに参照できます。各トピックには閲覧数も記録されており、どの議題に関心が集まっているかを可視化することもできます。

理事会の引き継ぎを支える資産に

任期交代のたびに議論の積み重ねを失ってしまうのは、マンション運営の大きな課題です。意見交換の履歴は kumiwa 上にそのまま残るため、新任理事も過去の検討過程を読むだけで背景を理解でき、同じ議論を最初からやり直す必要がありません。長期の視点で管理組合を育てていくための基盤となる機能です。

24時間いつでも空き状況を確認

これまで共有施設の予約は「管理員室に電話」「予約簿に記入しに行く」「掲示板を見る」といった方法に頼ることが多く、平日日中に動けない居住者には不便が少なくありませんでした。kumiwa の共有施設予約を使えば、スマートフォンからいつでも空き状況を確認し、その場で予約までを完結できます。管理員の負担も大きく軽減されます。

画面上部では、利用したい施設をチェックボックスで選択します。屋内施設（会議室・ラウンジカフェ・パーティキッチン・ゲストルームなど）と屋外施設（来客駐車場・テニスコートなど）がカテゴリで整理されており、複数施設の空き状況を並べて比較することもできます。「この大項目をまとめて選択／解除」のリンクで、カテゴリ単位での切り替えも可能です。

週単位のカレンダーで空き状況を確認

施設を選んで「表示」を押すと、選択した施設ごとに週単位のカレンダーが縦に並びます。カレンダーの上部には日付と曜日が横に並び、左端には時間帯が縦に並んだ、オーソドックスな週ビューです。すでに予約が入っている時間帯は青色のブロックで示され、予約者の部屋番号（表示設定がONの場合）や利用時間がブロック内に表示されます。

カレンダー上部には「前週」「次週」ボタンがあり、先の週の空き状況も同じ画面から確認できます。空いている時間帯をクリックすれば、そのまま予約フォームに進めるシンプルな導線です。

予約ルールと重複防止

施設ごとに「1回あたりの利用上限時間」「利用可能な曜日・時間帯」「同日複数予約の可否」などのルールを管理組合側で事前に設定できます。居住者が予約画面に進むと、ルールに沿った枠だけが選択可能な形で表示されるため、違反予約が発生しません。ダブルブッキングも完全に防止されます。

画面下部には「今後の自分の予約」が表示されます。自身が取得済みの予約を忘れないよう、ダッシュボードに戻らなくてもこの画面から一覧で確認できます。キャンセルも同じ画面から行えます。

施設利用の履歴と運営への活用

取得された予約は自動的にログとして蓄積され、管理画面から「施設予約実績」として参照できます。どの施設がどのくらい使われているか、利用ピークはいつかといった分析は、施設の運用改善や費用見直しの根拠資料になります。総会での利用実態報告にもそのまま活用でき、管理組合の説明責任を果たす材料として役立てられます。

「今日・明日のマンション」がすぐわかる

マンションでは毎週のように何かしらの予定があります。定期清掃、共用部の設備点検、理事会、総会、消防訓練、植栽メンテナンス、大規模修繕の工事進捗報告など、居住者に知らせておきたい情報は多岐にわたります。紙の掲示だけで告知していると「見落とした」「いつの間に工事が入っていた」といった声が後を絶ちません。

スケジュール画面では、今後発生する予定が時系列で並び、各予定に「理事会」「清掃」「工事」「総会」などの種別ラベルがつきます。ラベルは色分けされており、自分に関係の深いイベントかどうかを一目で判断できます。タイトルの下には日付と開始・終了時刻、さらに対象エリアや参加対象の説明が表示され、予定の目的がはっきりわかります。

関連資料の添付と通知

予定には関連する資料（総会議案書、工事の日程表、清掃範囲を示す図面など）を添付できます。居住者は予定の詳細を開くだけで資料にアクセスでき、別途「資料閲覧」画面を探しに行く必要がありません。こうした小さな導線の工夫が、情報を「読んでもらえるかどうか」の差を生みます。

今後の予定はダッシュボードの右カラムにも自動的に表示されるため、居住者がスケジュール画面を能動的に開かなくても、ログイン直後に「近いうちに何があるか」が目に入ります。理事会側も、予定を追加したあとに別途お知らせメールを作成する必要がなく、登録するだけで周知まで完結します。

過去の予定も振り返れる

過ぎた予定もアーカイブとして保持されます。「昨年の定期清掃はいつだったか」「前回の消防訓練は何をやったか」といった情報を後から参照でき、次回の計画を立てる際の参考になります。管理組合の年間行事を記録するログとしても機能します。

マンションの書類をすべて一箇所に

管理組合は長年のあいだに膨大な書類を蓄積します。理事会議事録、総会議案書・議事録、理事会の事前配布資料、工事報告書、契約書、見積書など、いずれも後から参照する機会が必ず訪れます。これらが紙のバインダーや各役員のパソコンに分散していると、必要な書類を見つけるだけで大変な労力がかかります。

資料閲覧機能では、書類を以下の5つのカテゴリで整理できます。サイドバーから「資料閲覧」を開くと、このサブメニューが展開されます。

• 理事会事前資料：理事会開催前に配布する議題や参考資料
• 理事会議事録：開催済み理事会の議事録
• 総会議案資料：通常総会・臨時総会の議案書
• 総会議事録：開催済み総会の議事録
• その他関連資料：上記に属さない配布物・連絡事項など

回次・日付・検索で探しやすく

各カテゴリ画面はテーブル形式で、種別・回次（第◯回）・タイトル・日付・サイズ・閲覧数・操作アイコンが並びます。年度フィルタと検索バーを使えば、過去数年分の資料の中からでも目的の1件を数秒で見つけられます。操作列からは、ファイル本体の閲覧、リンクのコピー、外部ダウンロードがそれぞれ選択可能です。

資料本体は PDF と動画の両方に対応しています。PDFはブラウザ内ビューアで直接開いて読め、動画は画面内で再生できます。ダウンロードして開き直す必要がなく、スマートフォンでも一貫した操作感で閲覧できます。

閲覧数の記録で周知状況を把握

各資料には、居住者がどれくらい閲覧したかを示す閲覧数が記録されます。総会議案書を何名が目を通したか、議事録が関心を持って読まれているかが数値で把握でき、情報発信の手ごたえを確認できます。閲覧数が極端に低い場合は、周知の仕方や資料のわかりやすさを見直すきっかけにもなります。

「そういえば、どう決まっていたっけ？」の受け皿

マンションに暮らしていると、ちょっとした場面で「これは規約でどうなっているのか」と気になる瞬間があります。ペットの飼育ルール、ベランダの使い方、騒音への配慮、駐車場や駐輪場の使用方法、宅配ボックスの扱いなど、管理規約や使用細則には日常のあらゆるルールが記載されています。紙の冊子で配布されるのが一般的ですが、数年経つと行方不明になり、再度コピーを取り寄せる手間が生じがちです。

管理規約・細則画面では、管理組合に届け出されている規則書類を一枚のテーブルで並べて見ることができます。管理規約本体だけでなく、駐車場使用細則、ペット飼育細則、防災マニュアルなど、関連する書類をすべてこの画面に集約することができます。居住者はサイドバーから1クリックでアクセスでき、必要なときにすぐに答えを確認できます。

改定履歴も残せる

規約は総会で改定されることがあります。kumiwa 上では新しい版をアップロードしても、古い版のファイルを別タイトルで残しておくことができ、改定履歴をアーカイブとして維持できます。トラブル時に「いつの版のどの条項だったか」を遡って確認でき、総会議事録とあわせて経緯を追えます。

資料閲覧機能と同じく、書類には閲覧数が記録されるため、どの細則が実際に読まれているかを把握できます。閲覧数が少ないものほど「そもそも存在を知られていない」可能性があり、改めて居住者に周知するべきか判断する材料になります。

新居住者への案内にも

新しく入居した居住者には、最初に規約や細則に目を通してもらう必要があります。kumiwa のこの画面のURLをそのままお伝えすれば、紙の冊子を渡し忘れる心配がなく、いつでも最新版を参照してもらえます。管理組合にとっても、説明責任を果たしやすい運用になります。

意思決定に居住者の声を取り入れる

管理組合の運営では「ペット飼育ルールの見直し」「共用施設の利用ルール変更」「大規模修繕の施工範囲」「防災対策の強化」など、居住者の生活に直接関わる判断を下す場面が数多くあります。こうした決定を役員だけで進めてしまうと、総会で思わぬ反対意見が出たり、決定後の不満につながったりすることがあります。事前に居住者の声を集めておくことは、合意形成の質を大きく左右します。

アンケート機能を使えば、理事会から全居住者に向けて質問を配信し、スマートフォンから数分で回答してもらえます。紙のアンケート用紙を配布・回収・集計する手間がかからず、集計結果もリアルタイムで確認できます。

多彩な設問形式と柔軟な設計

アンケートは選択式（単一回答・複数回答）と記述式の両方に対応しています。「賛成／反対／どちらとも言えない」といった単純な賛否を聞く場合から、「設備の改善要望を自由に書いてください」と開放的な回答を集める場合まで、調査の目的に合わせた設問設計ができます。設問には説明文や参考資料も添付でき、回答者の判断材料を丁寧に提示できます。

一覧画面では、配信中のアンケートそれぞれに「未回答／回答済み／締切済」のステータスタグが表示されます。自分がまだ回答していないアンケートはひと目でわかり、期限と現在の回答率もあわせて確認できます。回答すると該当アンケートがワンクリックで開き、スマホ1台で完結します。

集計結果と次のアクションへ

締切後は回答結果が自動集計され、各設問の回答分布がグラフや表で表示されます。自由記述の回答も一覧で閲覧でき、総会資料にそのまま転載することも可能です。役員は結果を見ながら次の議論を組み立てられ、データに基づいた判断が日常的に回るようになります。

管理組合と居住者の対話の場

マンションで暮らしていると、全体に関わるほどではない個別の相談ごとが発生することがあります。「隣家の騒音が気になる」「共用廊下の破損箇所を見つけた」「管理費の内訳について質問したい」「設備の不具合を報告したい」など、日常的に管理組合への相談ニーズは尽きません。こうした声を拾えないまま放置してしまうと、居住者の不満が蓄積し、総会で感情的な議論に発展してしまうこともあります。

相談窓口は、居住者から管理組合へのメッセージ形式の問い合わせを受け付けるシンプルな機能です。役員は届いた相談をカテゴリ別に振り分けて担当者を決め、対応状況を管理しながら順次回答していきます。

ステータス管理でやりとりを見える化

画面上部には「相談中／保留中／完了」の3つのステータスカウンタが並びます。一見してどれくらいの未対応案件が溜まっているかが把握でき、理事会で進捗を確認する際の指標としても使えます。個々の相談には検索バー、ステータスフィルタ、カテゴリフィルタを組み合わせて絞り込めるため、案件数が増えても見落としを防げます。

右上の「新規相談」ボタンから、居住者はいつでも新しい相談を起票できます。件名・本文・カテゴリを選んで送信するだけのシンプルなフォームで、スマートフォンからでも数分で完了します。起票した相談には担当役員からの返信が連なり、スレッド形式で会話を積み重ねられます。

プライバシーへの配慮

相談は原則として起票した本人と担当役員のみが閲覧できるクローズドな場として設計されています。他の居住者に知られることなく安心して相談できる環境を提供しつつ、対応履歴は管理組合側にきちんと残る仕組みです。センシティブな相談ごとも気兼ねなく上げてもらえる受け皿として機能します。

管理組合の家計簿を居住者全員に

管理費や修繕積立金は、居住者が毎月負担する大切なお金です。にもかかわらず、実際にどのような予算のもとでどう使われているのかを、総会資料の冊子を受け取った瞬間にしか見られないマンションが多いのが実情です。会計閲覧機能では、一般会計と特別会計の状況をいつでもブラウザから確認できる形で公開できます。居住者は「普段通り使われているか」を確認でき、管理組合の運営への信頼感が大きく変わります。

画面では期（会計年度）をドロップダウンで切り替えられ、過去の期と比較して参照することもできます。サイドバーからは「一般会計 対比表／明細書」「特別会計 対比表／明細書」の計4つの視点が用意されています。

予算決算対比表：執行状況を一目で

対比表は、収入の部と支出の部を大項目・小項目に分けて並べ、それぞれの予算額・決算額・増減額・執行率（%）を表示します。たとえば管理費収入が予算に対してどれくらい入ってきているか、管理員費や共用部電気代の支出が計画通りかが数値ではっきりわかります。数値が予算から大きく外れている項目は執行率の列で一目で特定でき、総会での説明もスムーズになります。

明細書：月次の動きを追う

明細書は、収入と支出をそれぞれ月別の推移として表示します。タブで収入明細・支出明細を切り替えられ、年度の資金がどのタイミングでどう動いたかを追跡できます。たとえば「◯月に一時金収入があった」「△月に修繕工事の支払いが集中した」といった実態がはっきりし、対比表だけでは見えない資金繰りの流れを把握できます。

特別会計（修繕積立金など）についても同じ構成で対比表と明細書が用意されており、長期修繕計画と連動した積立金の動きを透明性のある形で公開できます。

総会資料の代替としても

対比表と明細書はそのまま総会資料のベースとして使えるクオリティに仕上がっています。紙の資料を別途作成する工数を大きく減らせるうえ、総会後も kumiwa 上で過去の期を遡って確認できるため、「去年はどうだったか」を調べるたびに紙のバインダーを引っ張り出す必要がありません。マンション運営の透明性と効率性を同時に高められる機能です。

必要な情報と一緒にアップロード

居住者向けの「資料閲覧」や「管理規約・細則」画面に並ぶ書類は、すべてこの管理画面からアップロードされます。アップロードフォームではカテゴリ・回次/年度・資料日付・タイトル・説明・透かし印刷の有無を指定でき、ファイル本体を選んで「アップロードして公開」を押すだけで、居住者がすぐに閲覧できる状態になります。対応フォーマットは PDF・MP4・MOV・AVI に加え Word・Excel・PowerPoint も扱え、1ファイルあたり最大 200MB までのサイズに対応しています。

透かし印刷オプションを有効にすると、PDF をダウンロードした際に閲覧者のメールアドレスと日時が自動で透かしとして埋め込まれます。総会議事録や契約書など、特に取り扱いに注意が必要な書類の流出抑止に有効です。動画ファイルは早戻し・再生時間を記録する仕組みもあり、配信内容の視聴状況を裏付けるログが蓄積されます。

カテゴリで書類を見つけやすく

書類の数が増えてくると、探しやすさを左右するのはカテゴリ設計です。「資料カテゴリ」画面では、既定のカテゴリ（理事会事前資料・理事会議事録・総会議案資料・総会議事録・その他関連資料・管理規約・細則）の並び替えや、マンション独自カテゴリの追加ができます。カテゴリは居住者のサイドバーにそのまま反映され、書類が適切な階層に整理されます。

各カテゴリには登録済みの PDF 数が表示され、どの分類が手薄なのか一目でわかります。「最近、議事録の更新が止まっていないか」「総会資料の年度更新は済んだか」といった観点でカテゴリ単位で棚卸しできるのが利点です。

登録済み資料の一覧と編集

アップロード画面の下部には登録済み資料一覧が並び、カテゴリ・回次・日付・タイトル・種別・公開状態・操作ボタンが揃います。「編集」からはタイトルやカテゴリの変更、公開状態の切り替え（公開／非公開）、「削除」からは書類ごと削除することができます。過年度資料を一括して整理し直す場合も、この画面で完結します。

マンションの施設をすべてマスタ化

共有施設予約を居住者に提供するには、まず管理組合側で施設マスタを整える必要があります。施設管理画面では、会議室・ラウンジ・キッチン・ゲストルームといった屋内施設と、来客駐車場・テニスコートなどの屋外施設をそれぞれ登録し、使用料・単位・利用ルールをセットで管理します。利用ルールには「最低／最長利用時間」「同一人物の同日重複可否」「予約可能な曜日・時間帯」「予約の受付開始日数前」などが含まれ、施設ごとに細かく調整できます。

上部のトグルでは、カレンダーに予約者の号室と氏名を表示するかどうかを切り替えられます。透明性を重視するマンションは表示ON、プライバシーを優先するマンションは表示OFFと、運営方針に合わせて設定できます。

施設カテゴリの設計

施設は「屋内施設／屋外施設」などの大項目と、「会議室／ラウンジ／キッチン／宿泊室」「来客駐車場／スポーツ施設」などの中項目の2階層で分類できます。階層はサイドメニューの「費用設定 → 施設カテゴリ」画面で編集でき、分類の追加や並び替えも自由に行えます。居住者側の施設選択画面はこの階層がそのまま反映されるため、施設数が増えても整理された状態を保てます。

利用実績の分析

「費用設定 → 施設予約実績」画面では、登録された予約のログを期間指定で一覧化したり、CSVとしてダウンロードしたりできます。年間の利用傾向、利用率が低い施設、予約が集中している時間帯などを分析し、次年度の運用方針や使用料改定の根拠とすることができます。総会で施設運用について説明する際にも、数字付きの根拠資料をそのまま提示できる点が便利です。

アンケートの作成から公開まで

アンケート管理画面では、上部のタブで「すべて／下書き／公開中／締切済」を切り替えながら、今抱えているアンケートの状態を俯瞰できます。右上の「新規作成」ボタンから新しいアンケートを作成すると、タイトル・説明・開始日時・回答期限を設定したうえで、設問を追加していく画面に進みます。設問は単一選択・複数選択・記述式のいずれかを選べ、設問ごとに説明文や必須フラグも指定できます。

作成途中のアンケートは「下書き」として保存しておけるため、複数名の役員で内容をレビューしながら仕上げるワークフローも可能です。公開準備ができたら開始日時を指定して「公開」ステータスに切り替えるだけで、設定された時刻から居住者に配信されます。

回答率と進捗の追跡

一覧では各アンケートの回答数と全体に対する回答率（% 表示）が確認できます。回答率が伸び悩んでいれば、ダッシュボードで改めて周知したり、締切を延長したりといった追加アクションにつなげられます。ステータスは「公開中」「締切済」で色分けされ、操作列の「締切」ボタンから予定より早く締め切ることも可能です。

集計結果はグラフ付きで自動生成

操作列の「集計」リンクをクリックすると、そのアンケートの結果画面に遷移します。結果画面は集計を手作業で組み立てる必要がなく、回答が集まった時点で自動的にグラフ付きのレポートとして生成されます。単一選択の設問は円グラフ、複数選択の設問は棒グラフで視覚化され、設問ごとに選択肢・件数・割合の表も併記されます。

画面上部には回答数・全戸数・回答率（%）が大きく表示され、アンケートの到達度が一目で分かります。未回答の部屋番号も一覧で確認できるため、追加フォローの対象を具体的に特定できます。記述式設問は回答本文が時系列で一覧表示され、居住者の生の声をそのまま読み取れます。

結果画面からは CSV 出力ボタンでダウンロードが可能で、エクセルで独自の集計や総会資料への転記もそのまま行えます。過去のアンケート結果は履歴として kumiwa 上に蓄積され、経年変化の分析にも活用できます。グラフの作成・数値の割合計算・未回答者の抽出といった手作業がまるごと自動化されるため、役員はアンケートの設計と結果の読み解きに集中できる環境です。

自動計算で予算作成の手間を削減

管理組合の予算作成は、毎年大量の項目を計算する負担の大きい作業です。kumiwa の会計予算管理では、管理費収入・修繕積立金収入・駐車場使用料などの定型項目を「自動計算」で設定できます。部屋種別ごとの単価と戸数を登録しておけば、システムが自動的に期ごとの予算額を算出してくれるため、手計算のミスや漏れが防げます。自動計算対象の項目は「自動計算」ラベルが付き、計算の内訳も展開して確認できます。

一方、町内会費や臨時収入のような変動要素は「手入力」で設定します。自動と手動を項目単位で組み合わせられるため、「定型はシステム任せ、例外は手動管理」というメリハリのある運用が可能になります。

期の切り替えと予算の比較

画面上部の期選択から、過去・今期・来期の予算を自由に切り替えて参照できます。「閲覧のみ」オプションを有効にすると、現在編集中の期を誤って書き換えるリスクを排除できます。過去の予算を手本にしながら今期の予算を組み立てる作業もスムーズです。

実績入力と対比表の自動生成

予算の入力と並行して「実績」画面では、期中の実際の入出金を登録していきます。両方のデータが揃うと、居住者向けの会計閲覧画面（予算決算対比表・明細書）が自動的に生成される仕組みです。役員は予算と実績を kumiwa 上で管理するだけで、総会向けの公式資料が自動で仕上がっていくため、決算期の集計作業が大幅に軽くなります。特別修繕会計も同じ仕組みで一般会計と並行して運営できます。

管理費・積立金の設定

「管理費・積立金」画面では、部屋タイプ（A タイプ 1LDK、B タイプ 2LDK、C タイプ 2LDK+S など）ごとに専有面積、管理費月額、修繕積立金月額を登録します。部屋数の多いマンションでも、タイプ単位で設定するため、数戸の設定だけで全戸分の金額が正しく算出されます。設定内容は CSV ダウンロード・アップロードにも対応しており、Excel で一括編集してから取り込むような運用もできます。

画面下部には「改定履歴」が表示され、いつ・どのような金額改定が行われたかが自動的に記録されます。値上げ・値下げ・修繕積立金の段階的引き上げといった重要な意思決定の根拠を後からたどれるため、理事会交代時の引き継ぎや総会での説明にもそのまま使えます。

費目・使用料単価の設定

管理費と修繕積立金以外にも、駐車場・駐輪場・ゲストルームなどの施設使用料、町内会費、インターネット利用料といった費目を管理する必要があります。これらは「費目登録」画面と「使用料単価」画面でそれぞれ管理されます。費目登録画面では会計で扱う支出・収入の項目を登録し、使用料単価画面では施設利用に対する金額を設定します。

ここで登録した費目は、会計の予算・実績入力時に選択肢として表示されます。マンション独自の費目（例：コンシェルジュサービス料、特殊設備の保守費など）も柔軟に追加できるため、標準的な管理組合から大規模マンションまで幅広い会計運営に対応できます。

費用関連機能の連携

費用設定は、管理費・積立金・使用料単価・費目の4つがそれぞれ独立して管理されますが、最終的にはすべて会計予算管理や会計閲覧へと連動します。たとえば単価改定を行えば、次期以降の管理費収入の自動計算結果にそのまま反映されますし、新しい費目を追加すれば予算項目として選択できるようになります。設定を一元化することで、総会資料・居住者向け公開情報・内部管理の整合性を自動的に保てます。

ガイドライン準拠のデフォルト項目を標準装備

長期修繕計画は、マンションの資産価値を保つうえで最も重要な管理組合業務のひとつです。従来は紙やエクセルで計画表を作り、築年数に応じて次の実施時期を手作業で管理することが多く、項目数が増えるほど漏れや計算ミスが起きやすくなります。kumiwa では、国土交通省の「長期修繕計画作成ガイドライン（様式第3-2号）」に準拠したデフォルト項目があらかじめ46件登録されており、マンションを作成した瞬間からすぐに活用できる状態で始められます。

デフォルト項目は以下の4つのカテゴリで構成されています。

• 修繕（15件）：屋上防水、バルコニー床防水、外壁塗装、タイル張補修、シーリング打替、鉄部塗装、給排水管更生、エレベーター補修 など
• 設備更新（9件）：給排水ポンプ取替、空調・換気設備取替、電灯設備取替、インターホン・自動火災報知設備取替、エレベーター取替 など
• 点検（12件）：消防設備点検、建築基準法定期調査、エレベーター定期検査、貯水槽清掃、長期修繕計画の見直し など（法定・推奨含む）
• 大規模修繕（10件）：第1回から第10回までの大規模修繕工事を時系列で整備

一覧の各行には「共通」バッジが表示されており、マンション独自で追加した項目と区別できます。築工年（建物の完工年）と現在の期数も画面上部に表示され、各項目の初回推奨年数・推奨サイクルと対応づけて判断できるようになっています。

マンション独自項目の追加

ガイドライン準拠のデフォルトでカバーしきれない項目は、画面上部の「推奨項目を追加」フォームから個別に追加できます。項目名、区分（修繕／設備更新／点検）、初回推奨年数、推奨サイクル（最短／最長）、概要、参考サイト情報を入力するだけで一覧に追加されます。たとえば「機械式駐車場の定期点検」「共用部カメラの設備更新」など、マンションの仕様に応じた独自項目を育てていけます。追加後は並び替えや編集・削除もすべてこの画面から行えます。

自動判定とダッシュボード連携

各項目には実施履歴（何年に実施したか）を記録でき、システムは「前回実施年 + 推奨サイクル」から次回推奨時期を自動計算します。築年数と推奨サイクルのどちらで判定すべきかは項目ごとに自動で判断され、結果はダッシュボードの「推奨点検・修繕」カードに反映されます。「要注意（期限超過）」「そろそろ推奨」のタグ付きで役員に通知されるため、対応漏れを防ぎやすい仕組みです。

今期はあえて実施を見送ると判断した項目は、ダッシュボード上で「今期の表示から外す」ことができ、次期に自動で再表示されます。こうした判断もシステム上に記録されるため、理事会交代のたびに同じ議論を繰り返す必要がありません。

参考サイトへのリンクで知識共有

各項目には国土交通省や業界団体などの参考サイトへのリンクも登録できます。役員は項目の詳細を開くだけで、専門的な情報源にワンクリックでアクセスでき、素人の理事会でも的確な判断をしやすくなります。新任役員の学習コストを下げ、知識の継承を支える設計です。

タイプ・居室・契約の三位一体の管理

マンションの住戸情報は、単なる部屋番号の一覧以上の情報を含みます。部屋タイプ（間取り）ごとの仕様、各居室の所有者と現在の居住者、そして契約状況（所有・賃貸・空室）を正確に把握していないと、管理費の計算も総会の議決権も誤ってしまいます。部屋管理画面は「タイプ管理」「居室管理」「契約数量設定」の3タブで構成され、それぞれ異なる視点でマンションを管理します。

タイプ管理タブでは、A タイプ（1LDK）、B タイプ（2LDK）、C タイプ（2LDK+S）などの部屋タイプを定義します。各タイプには表示順を指定でき、管理費設定や会計予算の自動計算と連動します。新築当初から複雑な部屋タイプ構成を持つマンションでも、きれいに整理された状態で維持できます。

所有者と居住者の区別

日本のマンションでは「区分所有者」と「居住者」が同一とは限りません。賃貸として貸し出している住戸では所有者と居住者（賃借人）が異なり、管理組合の議決権・管理費徴収・居住者サービスの運用で扱いを分ける必要があります。居室情報画面では、部屋ごとに所有者・居住者（または賃借人）・連絡先をそれぞれ登録し、役員が必要に応じて確認できます。

所有者変更（売却・相続）や居住者変更（賃貸入退去）が発生したら、その都度この画面で情報を更新します。変更履歴も残るため、後から「いつ所有者が変わったか」を追跡できます。これにより、総会の議決権や議案配布の対象が常に正確に維持されます。

契約数量設定で柔軟なプラン

契約数量設定タブでは、駐車場・駐輪場などの契約可能な資源について、部屋タイプごとや個別部屋ごとの契約上限を定義できます。これにより、使用料の徴収や予算計算が正確に行えるほか、新しい居住者が入居した際の契約可能数の確認もスムーズになります。マンション運営の「見えない制約」を kumiwa 上にきちんと表現できる設計です。

クローズド環境を保ちながら居住者を迎え入れる

マンションポータルは、マンションの内部情報を扱うため、誰でも自由に参加できる環境にはできません。一方で、居住者の登録作業が複雑すぎると、特に年配の方々には kumiwa の利用を始めてもらうこと自体が難しくなります。居住者招待コードは、この「安全性」と「参加しやすさ」の両立を目的に設計された仕組みです。

役員がダッシュボードの「住民招待コード」カードから招待案内を開くと、マンション名、6桁の招待コード、QR コード、ログイン URL、有効期限がまとまった画面が表示されます。この画面はそのまま紙に印刷して掲示板に貼ったり、スクリーンショットとして配布したりできます。メール招待の場合は、直接メールアドレスを入力して送信する機能も同じ画面から利用できます。

有効期限付きで安全性を維持

招待コードには有効期限が設定されており、期限を過ぎると自動的に無効になります。新しいコードは必要に応じて役員側で再発行でき、前のコードは直後に失効します。この仕組みにより、掲示板に貼っておいたコードが長期間有効なまま放置されることがなく、第三者に悪用されるリスクを抑えられます。

登録のフローは、居住者がコードまたは QR コード経由でログイン画面にアクセスし、自身のメールアドレスを入力して認証コード（メールに届く別の6桁）を入力するだけです。管理組合側で事前にメールアドレスを登録しておく必要がなく、居住者自身のペースで参加できます。最後に部屋番号を入力することで、正しい住戸に紐づいた状態で登録が完了します。

どのチャネルでも使いやすい配布設計

招待案内は QR コードと短いコード文字列の両方を併記することで、スマホに慣れている方は QR コードを、入力に慣れている方は手打ちを、と自分のやりやすい方法を選べます。掲示板、メール、対面配布など、どのチャネルでも同じ案内をそのまま使えるため、居住者全員への周知を均質に進められます。

1アカウントで複数マンションを横断

管理会社や自主管理を代行する方の場合、複数のマンションを並行して担当することが珍しくありません。また、兄弟姉妹で複数の物件を所有している個人でも、複数の管理組合に属するケースがあります。kumiwa は最初から複数マンション所属を前提に設計されており、1つのアカウントで複数マンションを切り替えながら運営に関わることができます。

サイドバー左上には常に現在操作中のマンション名が表示され、どのマンションのデータを見ているかが明確です。この表示部分をクリックすると、自分が参加しているマンションの一覧が開き、別のマンションにワンクリックで切り替えられます。マンションごとに役員／住民の権限も独立しているため、「A マンションでは役員、B マンションでは住民」というように異なる立場で同時に関わることも可能です。

データは完全に分離

マンションごとにデータは壁で仕切られたかのように独立して管理されており、資料・議論・会計情報・居住者台帳のいずれも、別のマンションの画面から参照することはできません。あるマンションの役員が別のマンションのデータを覗き見ることは、たとえ両方のマンションに所属している方であっても不可能です。検索や集計、ダッシュボードの各種表示も、すべて現在選択中のマンションの範囲だけに限定されます。

この徹底した分離設計により、管理会社が顧客マンションを横断して扱う場面でも、個人が複数の物件に関わる場面でも、情報が混ざったり漏れたりする心配なく安心して利用できます。

管理会社・自主管理代行への対応

マンション管理を業務として請け負う方は、このマルチテナント設計を活用して、複数の顧客マンションを同じインターフェイスから効率的に運営できます。アカウントを分けて使い分ける必要がなく、切り替えの手間も最小限で済みます。

個人の管理組合の方にとっても、引っ越しにより居住するマンションが変わった際に、過去のマンションの情報をアーカイブとして残しつつ新しいマンションでも同じアカウントを使い続けられるメリットがあります。生活の変化に柔軟に対応できる設計です。