操作マニュアル ／ 役員向け

管理会社連絡

管理会社とのやり取りを、案件（トピック）ごとにまとめて記録する機能です。

なぜメールではなく kumiwa を使うのか

管理会社との連絡をメールだけで行うと、「誰が何を依頼したか」が個人のメールボックスに散らばり、役員が交代した瞬間に経緯が失われます。kumiwa の管理会社連絡は、

• 役員側は kumiwa の画面でトピックとして記録
• 管理会社側は普段どおりメールで返信するだけ（管理会社が kumiwa にログインしなくても成立します）
• 返信は自動的に元のトピックに取り込まれ、コメントとして並びます

という形で、メールの手軽さと記録の一元化を両立させています。

トピックを作成する

作成できるのは役員と、kumiwa アカウントをお持ちの管理会社です（住民には作成できません）。

件名と本文を入力して登録すると、管理会社宛にメールが送信されます。送信先は「マンション情報」画面のメール連絡設定で登録した管理会社のアドレスです。

管理会社から立てられたトピック

管理会社が kumiwa アカウントをお持ちの場合、管理会社側からもトピックを作成できます（日程変更の連絡、点検結果の報告など）。作成されると役員に「管理会社連絡に更新があります」というお知らせメールが届くので、kumiwa の画面で内容を確認してください。状態は「対応中」から始まります。

管理会社が立てたトピックでも、完了にできるのは役員だけです。用件が済んだと判断したら「完了にする」を押してください。

やり取りと完了

• 役員がコメントを書くと、管理会社に通知が届きます
• 管理会社がメールで返信すると、その内容がコメントとして自動的に追記されます
• 話が済んだら「完了にする」を押します。あとから再開もできます

管理会社が kumiwa をお使いかどうかで、メールの届き方が変わります。 管理会社がアカウントをお持ちの場合、トピックやコメントを追加すると「管理会社連絡に更新があります」というお知らせメールが管理会社と役員の双方に届き、内容そのものは kumiwa の画面で確認します（更新したのが管理会社か役員かはメールに記載されます）。お持ちでない場合は、これまでどおり内容がそのままメールで届きます。

タイトル横のバッジ（対応中 / 完了）で状況が分かります。トピックには #i3c5ndvcoz のような識別子が振られており、メールの件名にも入ります。これが返信を正しいトピックに結び付ける目印です。

件名の識別子を消したり書き換えたりしないよう、管理会社に伝えてください。 消えると返信が自動で紐づかず、後述の「受信メールレビュー」に回ります。

添付ファイル

添付ファイルもやり取りできます。サイズが大きくメールに載せられない場合は、kumiwa アカウントがなくても開ける専用のダウンロードリンクがメールに入ります。

受信メールレビュー

自動で紐付けられなかったメール（識別子が失われた、知らない差出人からきた、など）は破棄されず、「運営 > 受信メールレビュー」に溜まります。

ここで、

• 既存トピックに追加する
• 新しいトピックとして起こす
• 破棄する

のいずれかを選べます。差出人を許可リストに学習させると、次回以降は自動で取り込まれるようになります。

この画面は今期の役員として登録されている方だけが開けます。マンション管理者であっても、期・役員管理で今期の役員名簿に載っていないと表示されません。「期・役員管理」を確認してください。

誰が見られるか

住民には表示されません。 住民に共有したい内容は、意見交換や資料として別途展開してください。