操作マニュアル ／ 役員向け

管理会社連絡

管理会社とのやり取りを、案件（トピック）ごとにまとめて記録する機能です。

なぜメールではなく kumiwa を使うのか

管理会社との連絡をメールだけで行うと、「誰が何を依頼したか」が個人のメールボックスに散らばり、役員が交代した瞬間に経緯が失われます。kumiwa の管理会社連絡は、

• 役員側は kumiwa の画面でトピックとして記録
• 管理会社側は普段どおりメールで返信するだけ（管理会社が kumiwa にログインしなくても成立します）
• 返信は自動的に元のトピックに取り込まれ、コメントとして並びます

という形で、メールの手軽さと記録の一元化を両立させています。

カテゴリーで整理する

一覧の左側にカテゴリーの一覧が出ます。カテゴリー名を押すと、そのカテゴリーのトピックだけが表示されます。親のカテゴリーを選ぶと、その下にあるカテゴリーのトピックもまとめて出ます（「清掃」を選べば「日常清掃」「定期清掃」も含まれます）。

各カテゴリーの右側には未読件数が出るので、「まだ見ていないやり取りがどの分野に溜まっているか」が一目で分かります。

カテゴリーは意見交換と共通です。 管理会社連絡で追加したカテゴリーは意見交換でもそのまま使えますし、その逆も同じです。管理は「運営 > トピックカテゴリー」で行います（トピックカテゴリーの管理）。

カテゴリーはメールには含まれません。 kumiwa の中で整理するためだけのものなので、変更しても管理会社にメールは飛びません。

親子トピックでまとめる

「大規模修繕」のように話が長く枝分かれする案件は、親トピックの下に子トピックをぶら下げて整理できます。たとえば「大規模修繕」を親にして、その下に「見積依頼」「工程確認」「住民説明会の日程調整」を並べる、といった使い方です。

一覧では子トピックが親の下にインデントして表示されるので、案件のまとまりが見えます。

子トピックの作り方

親にしたいトピックを開き、「子トピックを追加」を押します。カテゴリーは親から引き継いだ状態で始まりますが、子ごとに別のカテゴリーを設定できます。

すでにあるトピックを後から子にすることもできます。トピック詳細の「親トピック」の横にある「変更」から選び直してください。役員と管理会社のどちらでも変更できます。

階層は 2 段までです。 子トピックの下にさらに子を作ることはできません。また、子を持っているトピックを他のトピックの子にすることもできません。

🔴 子トピックは別のメールとして届きます

管理会社から見ると、親も子もそれぞれ独立したメールのやり取りです。 子トピックを作れば、そのトピック用の新しいメールが管理会社に送られます（識別子も別々です）。

親子のまとまりは kumiwa の画面上だけのもので、メールには現れません。管理会社が kumiwa にログインしている場合は画面で親子を確認できますが、メールだけで対応している管理会社には「別々の 2 件の依頼」として見えます。「親トピックに書いたから伝わっているはず」とは考えないでください。

親を完了にしても子は完了になりません

親トピックを「完了にする」を押しても、子トピックは自動では完了になりません。子はそれぞれ別のやり取りなので、個別に判断して完了にしてください。

未完了の子が残っている親を完了にしようとすると、その件数を知らせる確認が出ます。

トピックを作成する

作成できるのは役員と、kumiwa アカウントをお持ちの管理会社です（住民には作成できません）。

件名・カテゴリー・本文を入力して登録すると、管理会社宛にメールが送信されます。送信先は「マンション情報」画面のメール連絡設定で登録した管理会社のアドレスです。

カテゴリーは選ばなくても作成できます。その場合は「未分類」になります。後から変えられるので、迷ったら未選択のまま進めて構いません。

後からカテゴリーを変える

トピックの詳細画面で、カテゴリーの右にある「変更」を押すと付け替えられます。役員と管理会社のどちらでも変更できます。

本文や件名は、すでにメールで送信済みのため後から編集できません。カテゴリーだけは例外で、kumiwa の中の整理用なので変更を許しています。

カテゴリーを変えても、そのトピックの未読・既読の状態は変わりません。「整理し直したら全員の未読が戻ってしまった」ということは起きません。

管理会社から立てられたトピック

管理会社が kumiwa アカウントをお持ちの場合、管理会社側からもトピックを作成できます（日程変更の連絡、点検結果の報告など）。作成されると役員に「管理会社連絡に更新があります」というお知らせメールが届くので、kumiwa の画面で内容を確認してください。状態は「対応中」から始まります。

管理会社が立てたトピックでも、完了にできるのは役員だけです。用件が済んだと判断したら「完了にする」を押してください。

やり取りと完了

• 役員がコメントを書くと、管理会社にお知らせメールが届きます
• 管理会社がメールで返信すると、その内容がコメントとして自動的に追記されます
• 話が済んだら「完了にする」を押します。あとから再開もできます

完了・再開を押しても、そのトピックの未読・既読の状態は変わりません。状態が変わっただけで読むべき中身が増えたわけではないため、他の役員の既読を外さないようにしています。

管理会社が kumiwa をお使いかどうかで、メールの届き方が変わります。

アカウントをお持ちの場合、トピックやコメントを追加すると「管理会社連絡に 〇 件の更新があります」というお知らせメールが管理会社と役員の双方に届きます。内容そのものは kumiwa の画面で確認します（更新したのが管理会社か役員かはメールに記載されます）。

お持ちでない場合は、これまでどおり内容がそのままメールで届きます。

🔴 お知らせメールは 1 時間ごとにまとめて届きます

役員と管理会社どうしのやり取りのお知らせは、毎時 0 分にその 1 時間ぶんをまとめて 1 通で届きます。1 件更新するたびにメールを送ると、少し書き足すだけで何通も届いてしまい、大事な連絡が埋もれるためです。まとめメールには件数と一覧へのリンクだけが入ります。

そのため、トピックを作ってから管理会社にお知らせが届くまで、最大 1 時間かかります。お急ぎの用件は電話など別の手段で連絡してください。

なお管理会社がメールで返信した場合だけは、待たずにすぐ役員に届きます（本文の冒頭も一緒に届きます）。組合側の返事が遅れないようにするためです。

タイトル横のバッジ（対応中 / 完了）で状況が分かります。トピックには #i3c5ndvcoz のような識別子が振られており、メールの件名にも入ります。これが返信を正しいトピックに結び付ける目印です。

件名の識別子を消したり書き換えたりしないよう、管理会社に伝えてください。 消えると返信が自動で紐づかず、後述の「受信メールレビュー」に回ります。

意見交換との紐づけ

管理会社連絡のトピックと、住民との意見交換のトピックは、互いに紐づけられます。「住民から要望が出た話（意見交換）」と「それを管理会社に相談した話（管理会社連絡）」は表裏一体なので、本文に URL を貼らなくても行き来できるようにするための機能です。

紐づけはトピック単位でも、コメント単位でもできます。「この返信への回答が、あの意見交換の論点だ」という粒度で結べます。

紐づけ先は別ウィンドウで「参照専用」として開きます

紐づけ先を押すと、別ウィンドウが開いて内容を読むだけの画面になります。

• コメントの追加や変更はできません
• 開いても既読になりません

「今なにを見ているか」が分かるよう、通常の画面とは見た目を変えてあります。読むだけのつもりで開いて未読が消えてしまう、ということが起きません。対応が必要だと分かったら、通常の画面から開き直してください。

🔴 誰に見えるか

紐づけは組合内部で話を整理するための仕組みです。紐づけ先は必ず管理会社連絡なので、管理会社連絡を見られない方には紐づけの欄そのものが表示されません。

管理会社アカウントには表示されず、設定もできません。 画面にもメールにも一切出ないので、管理会社から見ると紐づけという機能自体が存在しません。

住民の画面にも出ません。 意見交換のトピックは住民にも見えますが、そこに置かれた紐づけの欄は住民には表示されません（紐づけ先の管理会社連絡を住民は閲覧できないため）。役員限定の内容がタイトルだけ漏れることはありません。

添付ファイル

添付ファイルもやり取りできます。サイズが大きくメールに載せられない場合は、kumiwa アカウントがなくても開ける専用のダウンロードリンクがメールに入ります。

受信メールレビュー

自動で紐付けられなかったメール（識別子が失われた、知らない差出人からきた、など）は破棄されず、「運営 > 受信メールレビュー」に溜まります。

ここで、

• 既存トピックに追加する
• 新しいトピックとして起こす（このときカテゴリーと親トピックも選べます。どちらも任意で、カテゴリーを選ばなければ「未分類」になります）
• 破棄する

のいずれかを選べます。差出人を許可リストに学習させると、次回以降は自動で取り込まれるようになります。

この画面は今期の役員として登録されている方だけが開けます。 メール本文には組合内部の情報が 含まれるため、他の画面より狭い範囲に絞っています。開けない場合は「期・役員管理」で 今期の役員名簿に自分が載っているかを確認してください。名簿に追加すればそのまま開けるようになります。

誰が見られるか

住民には表示されません。 住民に共有したい内容は、意見交換や資料として別途展開してください。