トピックカテゴリー・FAQ・外部参考サイトの管理
トピックカテゴリー
意見交換や管理会社連絡でトピックを作る画面のカテゴリー欄の脇にある「トピックカテゴリー編集」から管理します。別ウィンドウで開くので、書きかけの本文はそのまま残ります。追加したカテゴリーは元の画面のプルダウンにすぐ反映され、そのまま選ばれた状態になります。
共通カテゴリーと固有カテゴリー
| 種類 | 説明 | できること |
|---|---|---|
| 共通（バッジ付き） | kumiwa があらかじめ用意した分類。維持管理業務・修繕・工事など、どのマンションにも当てはまる体系 | 「非表示」にするだけ |
| 固有 | このマンションで追加した分類 | 追加・編集・削除 |
共通カテゴリーを削除ではなく「非表示」にしているのは、いったん使ったカテゴリーを消すと過去のトピックの分類が壊れるためです。自分のマンションにない設備（機械式駐車場がない、など）は非表示にしてください。 親を非表示にすると子孫もまとめて隠れます。
固有カテゴリーは、共通カテゴリーの配下にも追加できます。「設備点検・保守」の下に自分のマンション固有の設備を足す、といった使い方ができます。
階層は最大 4 階層です。
「未分類」だけは非表示にできません。 カテゴリーを選ばずに作成されたトピックの受け皿になっているためです。ここを隠すと、そうしたトピックがカテゴリー一覧から辿れなくなってしまいます。
整理のコツ
導入時にまず不要な共通カテゴリーを非表示にして、選択肢を絞ってください。カテゴリーが多すぎると、トピック作成時に選ぶのが面倒になり、分類が雑になります。
意見交換と管理会社連絡で共通です
ここで管理するカテゴリーは、意見交換と管理会社連絡の両方で使われます。管理会社連絡で追加したカテゴリーは意見交換でもそのまま選べますし、その逆も同じです。分類体系を 1 本に保つことで、「同じ話題が機能ごとに違う名前で分類される」ことを防いでいます。
FAQ 管理
よくある質問の画面の右上にある「FAQ を管理」から、住民向けのよくある質問を編集します。別ウィンドウで開き、保存すると元の一覧に反映されます。
- 質問・回答・カテゴリ・表示順を登録します
- 回答は Markdown で書けます（箇条書き、リンクなど）
- 「公開」をオフにすると、住民には表示されません（作成途中の下書きに使えます）
kumiwa 共通の FAQ は編集できません。編集できるのはこのマンション固有の項目だけです。
相談窓口に同じ質問が繰り返し来るようになったら、FAQ に載せて相談件数を減らしましょう。
外部参考サイト管理
外部参考サイトの画面の右上にある「外部参考サイトを管理」から、リンク集を編集します。別ウィンドウで開き、保存すると元の一覧に反映されます。
サイト名・URL・説明・表示順を登録します。自治体の助成金ページ、近隣の粗大ごみ受付、管理会社のサポートページなど、住民がよく参照する外部サイトをまとめておくと便利です。
こちらも kumiwa 共通のリンクは編集できません。
管理会社の扱い
トピックカテゴリーは、管理会社アカウントからも操作できます。そのマンションにない設備のカテゴリーを非表示にするなど、建物の設備構成を把握している管理会社に整理を手伝ってもらえます。管理会社連絡のトピックのカテゴリーも、管理会社側で付け替えられます。
一方 FAQ 管理と外部参考サイト管理は役員のみです。管理会社アカウントには表示されません。
なお資料の「カテゴリ管理」はこれとは別の機能です（資料の置き場所の階層）。混同しないよう注意してください。