資料閲覧・管理規約・動画
総会資料、理事会資料、管理規約、その他の資料をまとめて保管・閲覧する場所です。
メニューの構成
サイドメニューの「資料閲覧」を開くと、次の階層が出てきます。
- 総会・臨時総会資料 > 総会資料・議事録
- 理事会資料 > 理事会資料・議事録
- 任意のカテゴリー（管理組合ごとに自由に作れます。3 階層まで）
「管理規約・細則」は独立したメニュー項目です。
総会資料・議事録
上部で 総会種別（通常総会 / 臨時総会）と期 を選ぶと、その回の「議案資料」と「議事録」がペアで表示されます。臨時総会を選んだときだけ「第N回」の選択が加わります。
片方がまだ登録されていない場合も枠が表示されるので、「第○期の議事録がまだ上がっていない」ことが一目で分かります。
理事会資料も同じ形式で、こちらは 年度 (期) と開催月 で選びます。
選択肢には実際に資料が登録されている期・月だけが並びます。選んだのに 1 件も出てこない、ということは起きません。
管理規約・細則
管理規約・使用細則・防災マニュアルなど、常時参照する文書を置く場所です。
一覧では次のことができます。
| アイコン | 動作 |
|---|---|
| 🔗 | 資料への直リンクをコピー（意見交換のコメントなどに貼れます） |
| 👁 | ブラウザ内で閲覧 |
| ⬇ | ダウンロード |
- 未読バッジ … まだ開いていない資料
- 閲覧数 … 何人が開いたか。周知が行き渡っているかの目安になります
- 年・種類での絞り込みとキーワード検索ができます
閲覧できる形式
PDF・画像・動画のほか、Word / Excel / PowerPoint などもブラウザ上で閲覧できます。
資料は別のタブで開きます。 一覧の絞り込みや検索の条件を残したまま資料を読めるようにするためです。読み終えたら資料のタブを閉じれば、元の画面がそのまま残っています。
動画
/videos で動画の一覧を開けます。
総会の録画や設備の使い方の説明などを置けます。動画はサイドメニューには出ておらず、資料のカテゴリーからたどるか、上記の URL で開きます。
管理会社から隠したい資料
資料・動画には「管理会社に公開しない」設定があります。設定した資料は管理会社の画面には一覧にも検索結果にも出てきません。管理会社と共有すべきでない内部資料（見積比較のメモなど）のための設定です。
役員がアップロードするときは既定でオンになっているため、管理会社にも見せる資料はチェックを外してください。設定の方法は「資料の登録とカテゴリ管理」を参照してください。
誰がどれを読んだか
役員は「運営 > 閲覧履歴」で、資料ごとの閲覧状況を確認できます。「ダイジェスト配信と閲覧履歴」を参照してください。