管理会社連絡
管理組合とのやり取りを、案件（トピック）ごとにまとめて記録する機能です。管理会社の担当者にとって、kumiwa で最もよく使う画面になります。
メールだけで完結できます
kumiwa にログインしなくても業務は成立します。
- 役員がトピックを作成すると、貴社のメールアドレスにメールが届きます
- そのメールに普段どおり返信してください
- 返信の内容が、自動的に kumiwa のトピックにコメントとして追記されます
ログインして画面から返信することもできます。どちらでも結果は同じです。
kumiwa アカウントをお持ちの場合、 役員がトピックやコメントを追加すると「管理会社連絡に更新があります」というお知らせメールが届きます。このメールに連絡内容は含まれないため、kumiwa にログインしてご確認ください（お知らせメールには返信できません。返信は画面から行ってください）。アカウントをお持ちでない場合は、上記のとおりメールで内容が届き、そのまま返信で完結します。
件名を変えないでください
メールの件名には #i3c5ndvcoz のような識別子が入っています。これが返信を正しい案件に結び付ける目印です。
件名の識別子を削除したり書き換えたりしないでください。 消えると自動で紐づかず、組合側で手作業の振り分けが必要になります。
転送や引用返信で件名が変わってしまうメールソフトを使っている場合は、返信時に件名が保たれているか一度ご確認ください。
画面からやり取りする
トピックを開くと、これまでのやり取りが時系列で並びます。下部のコメント欄から返信できます。
- Markdown で書式を付けられます（「プレビュー」タブで確認できます）
- ファイルを添付できます
管理会社から新しい案件を立てる
一覧画面の右上「+ 新規トピック」から、管理会社側からもトピックを作成できます。定期清掃の日程変更、点検結果の報告、見積の提示など、貴社から組合に伝える用件に使ってください。
件名と本文を入力して作成すると、組合の役員に「管理会社連絡に更新があります」というお知らせメールが届きます。このメールに連絡内容は含まれないため、役員は kumiwa の画面を開いて内容を確認します。
作成したトピックの状態は「対応中」から始まります（役員が起票した場合の「返信待ち」は、貴社からの返信を待っている状態を指すためです）。
メールで済ませたい場合も、まずここでトピックを作ってください。 組合宛に直接メールを送ると、その内容は kumiwa に残らず、役員が交代したときに経緯が失われます。
添付ファイル
添付ファイルもやり取りできます。サイズが大きくメールに載せられない場合は、kumiwa アカウントがなくても開ける専用のダウンロードリンクがメールに入ります。社内の別の担当者に転送しても開けます。
操作の可否
| 操作 | 可否 |
|---|---|
| トピックの閲覧 | ○（担当マンション分） |
| トピックの新規作成 | ○ |
| コメントの投稿 | ○ |
| 完了にする / 再開する | ×（組合の役員のみ） |
| 編集・削除 | ×（誰もできません。記録を残すためです） |
案件を終わらせる判断は組合側が行うため、完了にできるのは役員だけです。用件が済んだら、その旨をコメントで伝えてください。
「+ 新規トピック」が押せない / 警告が出る場合、その管理組合のメール連絡設定がまだ完了していません。設定できるのは組合の役員のみですので、役員にご連絡ください。
住民には見えません
管理会社連絡のやり取りは、住民には表示されません。役員と管理会社の間のやり取りとして扱われます。
閲覧履歴（開封状況の確認）
「運営 > 閲覧履歴」で、担当マンション宛の管理会社連絡が、いつ誰に開かれたかを確認できます。「連絡した内容が役員に読まれたか」の確認に使えます。
- 管理会社アカウントで表示されるのは管理会社連絡の閲覧履歴のみです。資料・動画・意見交換・相談など、住民の利用状況に関わる履歴は表示されません
- 同じ人が連続して同じトピックを開いた場合は、最後の 1 件だけが残ります
- 90 日より古い記録は自動的に削除されます