管理会社連絡
管理組合とのやり取りを、案件（トピック）ごとにまとめて記録する機能です。管理会社の担当者にとって、kumiwa で最もよく使う画面になります。
カテゴリーで絞り込む
一覧の左側にカテゴリーの一覧が出ます。名前を押すとそのカテゴリーのトピックだけが表示されます。親のカテゴリーを選ぶと、その下のカテゴリーのトピックもまとめて出ます（「清掃」を選べば「日常清掃」「定期清掃」も含まれます）。右側の数字は未読件数です。
カテゴリーは「トピックカテゴリーの管理」で編集できます。管理組合の意見交換と共通のカテゴリーなので、ここで追加したものは組合側でも使われます。
親子トピック
「大規模修繕」のように話が枝分かれする案件では、親トピックの下に子トピックがぶら下がることがあります。一覧では子が親の下にインデントして表示されます。
🔴 メールでは親も子も別々のスレッドです
親子のまとまりは kumiwa の画面上だけのものです。 貴社に届くメールでは、親トピックと子トピックはそれぞれ独立したやり取りとして届きます（件名の識別子も別々です）。
そのため、
- メールへの返信は、必ずそのメールに対して返信してください。 親のメールに子の話を書いても、子トピックには記録されません
- kumiwa にログインしている場合は、画面で親子のまとまりを確認できます
親が完了でも子は完了とは限りません
組合が親トピックを完了にしても、子トピックは自動では完了になりません。子はそれぞれ別の案件として続いていることがあります。
親子の設定
貴社からも設定できます。トピック詳細の「親トピック」の横にある「変更」から選び直してください。新規トピックを作るときにも親を選べます（階層は 2 段までです）。
kumiwa にログインしなくても業務は成立します。
- 役員がトピックを作成すると、貴社のメールアドレスにメールが届きます
- そのメールに普段どおり返信してください
- 返信の内容が、自動的に kumiwa のトピックにコメントとして追記されます
ログインして画面から返信することもできます。どちらでも結果は同じです。
kumiwa アカウントをお持ちの場合、 役員がトピックやコメントを追加すると「管理会社連絡に 〇 件の更新があります」というお知らせメールが届きます。このメールに連絡内容は含まれないため、kumiwa にログインしてご確認ください（お知らせメールには返信できません。返信は画面から行ってください）。アカウントをお持ちでない場合は、上記のとおりメールで内容が届き、そのまま返信で完結します。
🔴 お知らせメールは 1 時間ごとにまとめて届きます
kumiwa アカウントをお持ちの場合、お知らせメールは毎時 0 分にその 1 時間ぶんをまとめて 1 通で届きます。組合が続けて書き込んでもメールが何通にもならないようにするためです。
そのため、組合の書き込みからお知らせが届くまで最大 1 時間かかります。お急ぎのご用件は組合から電話等でご連絡いただく運用としています。
件名を変えないでください
メールの件名には #i3c5ndvcoz のような識別子が入っています。これが返信を正しい案件に結び付ける目印です。
件名の識別子を削除したり書き換えたりしないでください。 消えると自動で紐づかず、組合側で手作業の振り分けが必要になります。
転送や引用返信で件名が変わってしまうメールソフトを使っている場合は、返信時に件名が保たれているか一度ご確認ください。
画面からやり取りする
トピックを開くと、これまでのやり取りが時系列で並びます。下部のコメント欄から返信できます。
- Markdown で書式を付けられます（「プレビュー」タブで確認できます）
- ファイルを添付できます
管理会社から新しい案件を立てる
一覧画面の右上「+ 新規トピック」から、管理会社側からもトピックを作成できます。定期清掃の日程変更、点検結果の報告、見積の提示など、貴社から組合に伝える用件に使ってください。
件名・カテゴリー・親トピック・本文を入力して作成すると、組合の役員に「管理会社連絡に 〇 件の更新があります」というお知らせメールが届きます（毎時 0 分のまとめ送信）。このメールに連絡内容は含まれないため、役員は kumiwa の画面を開いて内容を確認します。
カテゴリーは選ばなくても作成できます（その場合は「未分類」になります）。作成後にトピックの詳細画面から付け替えることもできます。カテゴリーはメールには含まれませんので、変えても組合にメールは飛びません。
作成したトピックの状態は「対応中」から始まります（役員が起票した場合の「返信待ち」は、貴社からの返信を待っている状態を指すためです）。
メールで済ませたい場合も、まずここでトピックを作ってください。 組合宛に直接メールを送ると、その内容は kumiwa に残らず、役員が交代したときに経緯が失われます。
添付ファイル
添付ファイルもやり取りできます。サイズが大きくメールに載せられない場合は、kumiwa アカウントがなくても開ける専用のダウンロードリンクがメールに入ります。社内の別の担当者に転送しても開けます。
操作の可否
| 操作 | 可否 |
|---|---|
| トピックの閲覧 | ○（担当マンション分） |
| トピックの新規作成 | ○ |
| コメントの投稿 | ○ |
| カテゴリー・親トピックの変更 | ○（作成後でも付け替えられます） |
| 完了にする / 再開する | ×（組合の役員のみ） |
| 編集・削除 | ×（件名・本文は誰も編集できません。記録を残すためです） |
案件を終わらせる判断は組合側が行うため、完了にできるのは役員だけです。用件が済んだら、その旨をコメントで伝えてください。
「+ 新規トピック」が押せない / 警告が出る場合、その管理組合のメール連絡設定がまだ完了していません。設定できるのは組合の役員のみですので、役員にご連絡ください。
住民には見えません
管理会社連絡のやり取りは、住民には表示されません。役員と管理会社の間のやり取りとして扱われます。
閲覧履歴（開封状況の確認）
「運営 > 閲覧履歴」で、担当マンション宛の管理会社連絡が、いつ誰に開かれたかを確認できます。「連絡した内容が役員に読まれたか」の確認に使えます。
- 管理会社アカウントで表示されるのは管理会社連絡の閲覧履歴のみです。資料・動画・意見交換・相談など、住民の利用状況に関わる履歴は表示されません
- 同じ人が連続して同じトピックを開いた場合は、最後の 1 件だけが残ります
- 90 日より古い記録は自動的に削除されます