資料の閲覧と登録

資料を見る

サイドメニューの「資料閲覧」を開くと、次の階層が出てきます。

「管理規約・細則」は独立したメニュー項目です。

管理規約・細則

一覧では、🔗 で直リンクのコピー、👁 でブラウザ内表示、⬇ でダウンロードができます。PDF・画像・動画のほか、Word / Excel / PowerPoint もブラウザで閲覧できます。

資料は別のタブで開きます。 一覧の絞り込み条件を残したまま資料を確認できます。

総会資料・議事録

上部のドロップダウンで開催回を選ぶと、その回の「議案資料」と「議事録」がペアで並びます。

片方が未登録でも枠が表示されるので、どの回の議事録がまだ上がっていないかが一目で分かります。

管理組合は資料ごとに 「管理会社に公開しない」 と設定できます。設定された資料は、管理会社の画面には一覧にも検索結果にも出てきません。

役員がアップロードする資料は、既定でこの設定がオンになっています。 役員が公開範囲を確認したうえでチェックを外すと表示されるようになるため、アップロード直後の資料がすぐには見えないことがあります。

「あるはずの資料が見当たらない」場合はこの設定の可能性があります。必要なら管理会社連絡でご相談ください。

「運営 > 資料アップロード」から登録します。点検報告書、清掃報告、見積書などをここに置けます。

資料アップロード

入力欄	説明
カテゴリ	資料の置き場所
開催回の指定	カテゴリに応じて入力欄が変わります（下記）
資料日付	資料に記載された日付。並び順と年での絞り込みに使われます
タイトル（任意）	未入力ならファイル名が使われます
説明（任意）	補足
透かし印刷	既定でオン（下記）

対応形式は JPG, PNG, GIF, PDF, MP4, MOV, AVI, Word, Excel, PowerPoint, ZIP（各 5GB まで）です。

理事会・総会の資料は、開催回を選択式で必ず指定します。自由入力だと表記がぶれて、同じ回の資料と議事録が別々に並んでしまうためです。

カテゴリ	指定する項目
理事会事前資料 / 理事会議事録	年度 (期) と開催月（理事会を開催した期と月）
総会議案資料 / 総会議事録	総会種別（通常総会 / 臨時総会）と期。臨時総会のみ第N回も必須
管理規約・細則 / 任意のカテゴリ	従来どおり「回次・年度」を自由入力（任意）

「資料日付」と「開催月」は別のものです。 5 月の理事会に 2 月分の点検報告書を出す場合、開催月は 5 月、資料日付は報告書に記載された 2 月の日付を入れてください。

総会の「期」は決算対象の期を指します。開催日からは自動で決まりません（第14期の通常総会が第15期に入ってから開催されることがあるためです）。分からないときは管理組合にご確認ください。

PDF をダウンロードすると、閲覧した人のメールアドレスと日時が透かしとして印刷されます。

資料が外部に流出したときに経路を追えるようにするためです。掲示物の原稿など、外部に配ることを前提とした資料ではチェックを外してください。

役員の画面にある「管理会社に公開しない」のチェックボックスは、管理会社の画面には表示されません。管理会社が登録した資料は常に管理会社からも見える状態になります。

自分で登録した資料を自分から見えなくしてしまうと業務が成り立たなくなるためです。登録した資料を組合内部だけの扱いにしたい場合は、管理会社連絡で役員にご依頼ください。

「運営 > カテゴリ管理」で、資料の置き場所の階層を編集できます。

カテゴリ管理

親 / 子の 2 階層で、資料は子カテゴリーに紐づきます。カテゴリーの構成は管理組合の資料整理の方針そのものなので、変更する前に組合に確認することをおすすめします。

/videos で動画の一覧、/admin/videos で登録・編集ができます。

動画管理

設備の使い方の説明動画などを登録できます。動画はサイドメニューには出ておらず、資料のカテゴリーからたどるか上記の URL で開きます。